We’re Ellen and Simone. After 36 years in finance, we’re ready to share what textbooks won’t tell you.

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🇺🇸 The first part of our newsletter is in English, 🇩🇪 weiter unten findest du den Read of the Week auf Deutsch.

🇺🇸 READ OF THE WEEK

Your Financial Data Command Centre: A Guide to Reporting & Planning Tools

In this edition, we cover:

• Reporting & Planning Tools demystified

• Top Tools compared: Core Strengths & 2025 AI Roadmaps

• Pro tips for tool selection and implementation

From Siloed to Streamlined: These Tools are a real Game Changer

Reporting and planning tools have evolved far beyond simple Excel replacements. Think of them as your financial data command center. It's a place where all your numbers come together and make sense. 

Here's the good news: You don't need to be a corporate giant to benefit from these tools. 

They go by many names: consolidation, FP&A, or strategic finance tools. They all do one simple thing: they pull your financial data from different accounting systems into one unified platform. Think of them as your financial data model, bringing structure to complexity. Features vary across providers and in sophistication, adapting to the needs of their target groups.

The impact is significant. Organizations typically see a big cut in time spent on forecasting and budgeting. They also achieve faster reporting cycles. This enables more agile decision-making.

Finance Automation: The Features You Can't Skip

Below you can find a feature overview of the top tools, to help you identify the best fit for your finance team, based on insights from the tool providers.

Stop drowning in spreadsheets! Here are the game-changing capabilities modern reporting and planning tools offer:

• Streamlined Budget Planning: The End of Version Control Chaos

  Say goodbye to scattered information across emails and Slack channels. Say goodbye to scattered Excel files. These tools keep everyone's planning data in one place, always up to date, by making financial data easily accessible to all stakeholders. Teams across the company can collaboratively contribute their input directly, eliminating the need for Finance to chase down data from multiple sources. Better yet, you can quickly run different scenarios to see how they'd impact your business.

• Advanced Personnel Planning: Master Your Biggest Cost Driver

  Personnel costs are often the largest costs for organizations. Some of the planning tools help you forecast headcount needs and optimize hiring decisions.

• AI-Powered Forecasting: Let Machine Learning Do the Heavy Lifting

  Get intelligent forecasts based on historical trends. They will help you make accurate predictions with less effort.

• Automated Consolidation: Your Single Source of Truth

  Transform messy financial data into crystal-clear insights. These tools automate data and financial consolidation. They connect via API to local accounting systems. Define your intercompany accounts once. The system will then do the rest including currency translations and intercompany eliminations. No more manual reconciliation headaches. 

• Dynamic Reporting: Slice and Dice at Will

  Getting your monthly reports becomes as simple as clicking a button. Set them up once, and they're ready to go every month. You can get them in PowerPoint, Google Slides, PDF, or with extra business metrics. Whether it’s internal management reporting or external investor updates, everything can be fully automated and customized to fit your exact requirements. The best part? You can easily dive from overview numbers to individual transactions whenever you need to.

• Enhanced Controlling: Catch Variances Before They Become Problems

  Conduct sophisticated variance analyses against forecasts or budgets. See a number that looks off? With the drill-down function, these tools let you click through to find the source. This helps you solve problems in minutes instead of hours.

Market overview: Core Strengths & AI Roadmaps 2025

While most planning tools offer similar basic features, they differ in their sophistication, particularly in how they use AI capabilities. Find below a high level overview per tool, if you are interested in a deep dive including all tools, see here.

Pro tip: Watch the architecture. Some tools still run on 2010s frameworks (and feel like it). Modern platforms like Pigment are built cloud-native from the ground up. This isn't just about speed, it's about having a tool that evolves with your needs, not holds you back. Users seeking modern, intuitive interfaces might prefer tools like Pigment, Mosaic or Planful over tools with old, spreadsheet-like layouts.

Tools for companies with 500+ employees

Pigment 

• Highly flexible, AI-powered business planning

• AI-assisted data queries, scenario planning & forecasting

• 2025 AI roadmap: Advanced ML forecasting, automated insights, role-based recommendations

Anaplan 

• Enterprise-grade real-time planning

• AI suite includes machine learning forecasting (PlanIQ), NLP-based analysis (CoPlanner), and anomaly detection

• 2025 AI roadmap: Enhanced predictive analytics & optimization tools

Jedox

• Excel-like planning with AI-assisted tools

• Self-service data integration with business systems such as ERP/finance, CRM, HCM, supply chain, and other systems through Jedox Integrator

• 2025 AI roadmap: Generative AI for natural language queries & automated reporting

Tools for companies with 200-500 employees

Mosaic 

• Seamless integrations & AI-powered analysis

• Deep ERP, CRM & HRIS integrations for automated FP&A workflows

• 2025 AI roadmap: Conversational AI (Mosaic Arc) for real-time insights

Planful 

• Beyond finance: AI-driven cross-functional planning

• Specialized modules for Marketing, HR & Revenue Planning

• AI features:: AI-powered anomaly detection & predictive forecasting

Tools for companies with 51-200 employees

BrightAnalytics

• Plug-and-play tool with minimal setup

• No consultants needed, easy-to-use reporting & forecasting

• 2025 AI roadmap: AI-driven budgeting, automated account mapping, anomaly detection

loyos bi

• Power BI-based financial & HR analytics

• Pre-configured and easy to customize reporting for finance, sales & HR

• 2025 AI roadmap: AI agents for budgeting & customer service via MS Copilot

Before You Choose, consider these 4 steps

• Think about your needs over the next 2-3 years. Break these into two categories: essential features you need. "Nice to haves" that are beneficial but not critical.

• Focus on integration capabilities – they're crucial but getting easier with AI.

• Create a shortlist using our feature comparison.

• Talk to power users from other companies who already use the tool.

Some words on implementation costs

The rule of thumb? Budget between 0.5 to 2x your annual subscription for implementation. The math depends on your setup's complexity. More legal entities, complex org structures, and extra interfaces will push you to the higher end.

Quick breakdown:

• Simpler tools: 0.5-1x annual subscription

• Complex platforms: 1-2x annual subscription

Watch out for hidden costs:

• Custom connector fees (not every provider includes these)

• Internal resources (for most tools you'll need at least one dedicated power user during implementation)

Implementation Success Factors: Hidden Drivers of ROI

• Choose your implementation partner carefully: evaluate tool provider vs. external partner.

• Speed to impact: Don't wait for perfection. Start small and scale fast. Most tools can go live in as little as 4 weeks, depending on your setup.

  Pro tip: Start with core features like reporting and consolidation. Or, roll out by geography. This staged approach lets you capture value while building momentum.

• Plan your master data strategy. Decide where data should reside.

  Pro tip: these tools hold your financial master data. If you push some financial data into your data warehouse for dashboards, it's usually at a more aggregated level.

Think ahead: These tools are very valuable for post merger integration. You can add new entities with local accounting tools quickly.

FP&A Tool Evolution: AI Natives vs. Legacy Leaders

Let's talk market dynamics. Something big is brewing in the FP&A tool space. While established players run on older tech stacks (yes, you can feel it in their UX), a new wave of AI-native tools is emerging. They're bringing AI that learns from your business patterns. It includes natural language interfaces and intelligent forecasting.

Two tools that recently gained more attention are Runway and Sapien. Both look promising, but so far, we haven’t come across any companies actively using it. Both tools are on our watch list. We'll keep you posted.

🔮 Navigating AI: Your Finance GPS

In this section we’re putting AI use cases to the test – helping you work smarter. A reality check for AI in action, not just in finance, but wherever it can make life easier.

Use Case: News Update (takes 3 min to set up)

Tired of scrolling endlessly for your daily  news? Let AI deliver your personalized morning briefing in seconds.

Which tool should you use?

Perplexity – The Future of Search

It is an AI-powered search engine that delivers real-time answers with source citations. No more sifting through endless links like Google.

Why use Perplexity instead of Google?

✅ Instant answers, not just links
✅ Always up-to-date, real-time search
✅ Full transparency on sources

In short: A smarter, faster, and more reliable way to search.

How can you set up your daily morning briefing? 

Step 1: Create a Space on Perplexity. Add in some relevant details.

Step 2: Create a Thread using a prompt. 

Here is the prompt we used: 

“On top of the page, share a quote from James Clear. In the next line, give me a short outlook on temperature and weather in Berlin today. List the top 5 headlines relating to AI adding 1 sentence of context to each bullet. List  the 5 most important headlines from the world, then list the 5 most important headlines from Germany.”

Step 3: The thread is saved in your Space. Run it, whenever you want to get the latest news. This is also the downside (see reality check below).

Example for Outcome

Reality check (is it really working!?)

• The downside: the app won't auto-update your feeds. You'll need to click for fresh news. 

• Plus, it can't tap into FT, Bloomberg, or Handelsblatt content, leaving you without those premium insights. 

• But don't let this scare you off. Perplexity still rocks as a lightning-fast research sidekick for your daily morning briefing. We are using it on a daily basis.

📖 UPCOMING Reads

• Unit Economics - Why they matter more than ever

• The new mindset of modern CFOs

• AI Reshaping Audits - Interview with Deloitte (Auditor Open AI)

• SaaS Metrics That Matter - Your Essential KPI Guide

🇩🇪 READ OF THE WEEK

Reporting & Planning Tools: Dein Finanz-Cockpit

In dieser Ausgabe geht’s um:

• Was Reporting & Planning Tools eigentlich sind;

• Vergleich der Top Tools: Features & Stärken sowie KI-Roadmaps für 2025;

• Pro-Tipps für Auswahl und Implementierung.

Von Datenchaos zu Durchblick: Diese Tools verändern alles

Reporting und Planning Tools sind längst mehr als nur Excel-Ersatz. Stell sie Dir als Dein Finanz-Cockpit vor. Hier laufen all Deine Zahlen zusammen und ergeben endlich Sinn. Die gute Nachricht: Du musst kein Corporate sein, um von diesen Tools zu profitieren.

Diese Tools haben viele Namen: Konsolidierungs-, FP&A- oder strategische Finanztools. Im Kern machen sie alle das Gleiche: Sie ziehen Deine Finanzdaten aus verschiedenen Buchhaltungssystemen in eine einheitliche Plattform. Dein Finanzdatenmodell, das Ordnung ins Chaos bringt.

Die Features unterscheiden sich je nach Anbieter und passen sich den Bedürfnissen ihrer Zielgruppen an. Die Ergebnisse sprechen für sich: Ihr spart viel Zeit beim Forecasting und der Budgetierung. Auch die Berichtszyklen werden schneller. Das ermöglicht agilere Entscheidungen.

Diese Features machen den Unterschied

Hier findest Du einen Überblick über die wichtigsten Features der Top-Tools (basierend auf Interviews mit den Tool-Anbietern). So findest Du das beste Tool für Dein Finanzteam.

• Budgetplanung ohne Versions-Chaos
  Jeder kennt es: die Infos zur Budgetplanung sind verstreut in Emails, Slack und Teams usw. Und keiner hat den Überblick, welches nun die letzte Version der Excel-Input-Files ist. Damit ist zum Glück Schluss! Mit diesen Tools findest Du alle Planungsdaten an einem Ort, immer aktuell. Die Budgetverantwortlichen haben direkt Zugang zum Tool und können so ihren Input mit dem Finance Team teilen. Noch besser: Du kannst schnell verschiedene Szenarien durchspielen und Auswirkungen verschiedener Faktoren auf Euer Business checken.

• Smarte Personalplanung
  Personalkosten sind oft der größte Ausgabenblock in Organisationen. Einige der Planning Tools unterstützen Dich mit einer smarten Personalplanung und einem exakten Forecast von Personalkosten.

• KI-Power fürs Forecasting
  Lass die KI die historischen Trends analysieren und daraus präzise Vorhersagen ableiten. So sparst Du Dir jede Menge Zeit und Kopfzerbrechen.

• Konsolidierung auf Autopilot
  Aus Datenchaos wird Klarheit. Die Tools ziehen per API automatisch alle Daten aus Deinen Buchhaltungssystemen zusammen. Einmal die Intercompany-Konten eingerichtet, und schon läuft der Rest wie von selbst - von der Währungsumrechnung bis zur Intercompany-Eliminierung. Keine nervigen manuellen Überleitungen mehr.

• Dynamisches Reporting auf Knopfdruck
  Deine Monatsberichte sind nur noch einen Klick entfernt. Erstelle eine Berichtsvorlage, und Deine Reports sind jeden Monat startklar. Du kannst Reports in PowerPoint/Google Slides, PDF oder mit zusätzlichen Business-Kennzahlen generieren. Egal ob internes Management Reporting oder externe Investoren-Updates, alles kann vollautomatisch und nach Deinen genauen Anforderungen angepasst werden. Das Beste? Du kannst jederzeit von den aggregierten Konten bis zu einzelnen Transaktionen durchklicken.

• Controlling mit Durchblick
  Analysiere Abweichungen von Budget oder Forecast im Detail. Eine Zahl kommt dir spanisch vor? Mit der Drill-Down-Funktion kannst Du direkt zum Beleg klicken. So löst Du Probleme in Minuten statt Stunden.

Die Top Tools und ihre KI-Roadmaps

Die meisten Reporting & Planning Tools bieten zwar ähnliche Funktionen, unterscheiden sich aber in ihrer Komplexität, besonders bei KI-Features. Im Folgenden findest Du einen groben Überblick pro Tool. Wenn Du an detaillierteren Erläuterungen zu den einzelnen Tools interessiert bist, klicke hier.

Pro:Tipp: Schau Dir genau die technische Basis der Tools an. Einige tuckern noch mit alter Software aus den 2010ern vor sich hin und das spürst Du täglich in der Nutzung. Moderne Plattformen wie Pigment dagegen sind komplett auf Cloud ausgelegt. Das macht nicht nur alles schneller, sondern sorgt vor allem dafür, dass das Tool mit dem Unternehmen wachsen kann. Denn nichts ist nerviger als ein System, das Dich ausbremst, wenn Dein Business durchstartet. Du magst es modern und benutzerfreundlich? Dann wirf einen Blick auf Tools wie Pigment, Mosaic oder Planful. Die sind deutlich intuitiver als die klassischen Excel-Klone.

Tools für Unternehmen mit 500+ Mitarbeitern

Pigment

• Hochflexible, KI-gestützte Business-Planung

• KI-unterstützte Datenabfragen, Szenarioplanung & Forecasting

• KI-Roadmap 2025: Präzisere Forecasts durch fortgeschrittenes Machine Learning, automatische Trend-Erkennung, maßgeschneiderte Empfehlungen je nach Rolle

Anaplan

• Enterprise-level Planung in Echtzeit

• KI-Suite mit Machine Learning Forecasting (PlanIQ), NLP-basierter Analyse (CoPlanner) und automatische Erkennung von Unregelmäßigkeiten in den Daten

• KI-Roadmap 2025: Erweiterte KI-Prognosen & smarte Optimierungstools

Jedox

• Excel-ähnliche Planung mit KI-Unterstützung

• Self-Service Datenintegration mit vielen Systemen wie ERP/Finanzen, CRM, HCM, Supply Chain und anderen Tools durch Jedox Integrator

• KI-Roadmap 2025: Generative KI für Abfragen in natürlicher Sprache und automatisiertes Reporting

Tools für Unternehmen mit 200-500 Mitarbeitern

Mosaic

• Nahtlose Integrationen & KI-gestützte Analyse

• Tiefe ERP-, CRM- & HRIS-Integrationen für automatisierte FP&A-Workflows

• KI-Roadmap 2025: Interaktive sprachbasierte KI (Mosaic Arc) für Insights in Echtzeit

Planful

• Intelligente Business-Planung mit KI-Unterstützung

• Spezialmodule für Marketing, HR & Umsatzplanung

• KI-Features: KI-gestützte Erkennung von Anomalien & smartes Forecasting

Tools für Unternehmen mit 50-200 Mitarbeitern

BrightAnalytics

• Plug-and-play FP&A mit minimalem Setup

• Keine Berater nötig, einfach zu bedienendes Reporting & Forecasting

• KI-Roadmap 2025: KI-gestützte Budgetierung, automatisiertes Konten-Mapping, Erkennung von Unregelmäßigkeiten in den Daten

loyos bi

• Power BI-basierte Finanz- & HR-Analytics

• Vorkonfiguriertes Reporting für Finanzen, Vertrieb & HR

• KI-Roadmap 2025: KI-Agenten für Budgetierung & Kundenservice via MS Copilot

Die Auswahl Deines Tools: Das solltest Du beachten

• Plane voraus: Was sind Deine Anforderungen für die nächsten 2-3 Jahre? Teile sie in zwei Kategorien: Must-have Features und "Nice to haves", die zwar nützlich, aber nicht kritisch sind.

• Analysiere Integrationsmöglichkeiten. Sie sind entscheidend, werden aber mit KI einfacher.

• Erstelle eine Shortlist mit Hilfe unseres Feature-Vergleichs.

• Sprich mit Power Usern anderer Firmen, die das Tool bereits nutzen.

Keine versteckten Kosten: So planst Du die Implementierung

Die Faustregel? Plane zwischen 0,5 bis 2x Deiner jährlichen Subscription für die Implementierung ein. Die genauen Kosten hängen von der Komplexität Deines Setups ab. Mehr Gesellschaften, komplexe Organisationsstrukturen und zusätzliche Schnittstellen etc. sorgen für eine höhere Komplexität und gehen mit höheren Implementierungskosten einher.

Hier ein kurzer Überblick:

• Einfachere Tools: 0,5-1x Jahres-Subscription

• Komplexe Plattformen: 1-2x Jahres-Subscription

Achtung bei versteckten Kosten:

• Der Aufwand für noch nicht bestehende Schnittstellen (bspw. zu Accounting Tools) ist nicht bei jedem Anbieter inkludiert.

• Rechne auch die internen Ressourcen mit ein (für die meisten Tools brauchst Du mindestens einen Power User während der Implementierung).

Erfolgsfaktoren bei der Implementierung

• Implementierungspartner clever auswählen: Wäge die Vor- und Nachteile von Tool-Anbietern vs externen Partnern ab.

• Quick Wins statt Perfektionismus: Starte simpel, wachse smart. Die meisten Tools können - je nach Setup - in nur 4 Wochen live gehen. Pro-Tipp: Starte mit Kernfunktionen wie Reporting und Konsolidierung. Oder rolle nach Geographien aus.

• Plane Deine Masterdaten-Strategie: Entscheide, wo welche Daten liegen sollen. (Pro-Tipp: Deine Finanz-Masterdaten werden im Tool vereint. Wenn Du Finanzdaten in Dein Data Warehouse für Dashboards pushen möchtest, sind aggregierte Zahlen sinnvoll.)

• Denke voraus: Diese Art von Tools sind sehr wertvoll für Post Merger Integrations. Du kannst neue Einheiten mit lokalen Buchhaltungstools schnell hinzufügen.

Tools to Watch

Im FP&A-Markt bahnt sich gerade ein spannender Umbruch an. Einige der etablierten Tools auf laufen auf älteren Tech-Stacks und zeigen ihr Alter - das merkst Du besonders an der User Experience. Aber jetzt mischt eine neue Generation von Tools den Markt auf, die KI nicht nur als Feature, sondern als DNA haben.

Besonders spannend sind zwei Newcomer: Runway und Sapien. Beide sehen vielversprechend aus, bislang kennen wir keine Finance Teams, die sie aktiv nutzen. Beide Tools sind auf unserer Watchlist und wir halten Dich auf dem Laufenden.

CLOSING REMARKS

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