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🇺🇸 The first part of our newsletter is in English, 🇩🇪 weiter unten findest du den Read of the Week auf Deutsch.

🇺🇸 READ OF THE WEEK

The Spend Management Tool Revolution: Hidden Powers

In this edition, we cover:

• Top Spend Management Tools compared

• Essential Features for 2025

• Future Trends: AI & Market Consolidation

Beyond Credit Cards and Cashback: The Accounting and FP&A Helpers You’re Not Using enough

Spend management tools are no longer just about credit cards and cashback. They’re powerful accounting and controlling assistants. But many teams still miss out on their most impactful features. 

Below is a quick comparison of the top tools to help you identify the best fit for your finance team, based on insights from interviews with leading providers.

Core Features of Spend Tools Every Finance Leader Needs in 2025

These aren’t just nice-to-haves they’re the must-have features in 2025. Are you using them yet?

And let’s bust the myth: These tools aren’t just for accounting. They’re game-changers for FP&A, too.

• OCR & AI: Automate Your Accounts Payable Process completely

  Stop manual invoice entry! Automate recognition, pre-coding, and supplier matching with over 90% accuracy. AI eliminates tedious OCR training, but for it to work effectively, your underlying processes must be solid.

  Key elements include:

  • A dedicated email inbox for invoices,

  • Cost center structures for approvals,

  • Chart of Account (CoA) mapping to enable accurate pre-bookings.

  If your system isn’t hitting the 90% accuracy threshold, it’s time to upgrade and review your processes. Often, tools underperform due to gaps in foundational workflows. (Pro tip: Check out our The Revival of Process issue for more insights!)

• Customizable Approval Workflows That Keep You Fast and in Control

  Don’t slow your company down…speed it up. Implement smart workflows for invoice approvals, flexible thresholds, and new supplier setups. Features like substitute approvers and absence management ensure smooth, auditable operations without bottlenecks.

• Virtual Credit Cards & Cashback

  Make expense management easier with virtual cards. Digital cards created for specific transactions. They’re great for one-time payments or vendors (like many US tools) that don’t accept payment by invoice. With virtual cards, you can set spending limits, control which vendors are paid, and even earn up to 1% cashback.

• Employee Expense Management

  Still spending 3–4 days a month on travel reimbursements? Let employees submit claims, including per diems, via an app anytime, anywhere. Policies are automatically enforced, and payments happen faster.

• Seamless Integrations & Scalability

  These tools easily connect with HR systems like Personio, HiBob, and Workday, as well as popular ERPs like DATEV, SAP, QuickBooks, and NetSuite. Thanks to AI, the setup is simple enough for finance teams to handle on their own. No need to wait months for IT support.

• Budget Controls: Catch Costs Before They Happen

  Cash is king, and these tools help you manage costs from the start. Simply upload budgets, link them to approval workflows, and make sure all spending matches your financial plan. Without these controls, it’s hard to keep costs under control.

• Cash Flow Visibility: Real-Time Insights Without FX Hassle

  Get real-time updates on all your accounts, simplify bulk payments, and pay in almost any currency. No need to open separate bank accounts for each currency. These tools let you pay directly in the currency you need without extra FX costs. It’s streamlined, secure, and efficient!

The Key Features That Set These Tools Apart

• Moss: The only provider with two-way integration for Germany’s DATEV system. Data flows both ways: invoices and expenses are exported to DATEV, while updates from DATEV sync back automatically 

• Pleo: Scales seamlessly from small teams to bigger organizations with leading reputation on Platforms like G2, Trustpilot, OMR.

• Payhawk: Stands out with its budgeting functionalities and offers multi-entity dashboards across 32+ markets. It features advanced purchase order management with 2- and 3-way matching, automatically cross-checking invoices with purchase orders and goods receipts—reducing errors and preventing fraud. Additionally, Payhawk provides unique carbon tracking features, making it an excellent choice for eco-conscious companies.

• Yokoy: Offers robust multi-entity support for 70+ currencies and 50+ languages, along with seamless 2- and 3-way invoice matching.

• Apron: The only tool with built-in payroll integration, enabling direct payments to employees and contractors without relying on wallets or additional apps.

Market Shakeup: Is 2025 the Year of Consolidation?

While these tools are evolving fast, the market points towards consolidation. Some well known players are already struggling, setting the stage for a few dominant platforms to emerge. The survival of the best is about to begin.

2025 Roadmaps: AI Leads the Charge

AI is at the top of every product roadmap. Here’s a short highlight summary of what’s ahead:

• Moss: AI-powered controlling, enhanced pre-accounting automation for faster processing and expanded support for procure-to-pay workflows.

• Payhawk: Embedded AI for anomaly detection and real-time controlling, alongside expanded procurement capabilities.

• Yokoy: Improved analytics and spend risk scoring to boost multi-entity oversight.

• Apron: Continued focus on expanding payroll capabilities and integrations.

• Pleo: Smarter automation for expense reviews and real-time spend summaries.

Pro Tip for CFOs

In 2025, focus on consolidating tools to streamline operations and reduce costs. No finance team wants to juggle 10 tools every morning!

Here an example for a 2025 Finance Tech Stack:

• ERP or Accounting Software as the accounting backbone.

• Spend management tools for AP automation, procurement, and budget controls.

• Reporting & FP&A tools to enhance financial planning and analysis—deep dive coming in the next newsletter.

• Cap Table Management tools like Ledgy for IFRS 2, VESOP, and equity management.

• Treasury tools like Atlar to optimize cash flow and payments - they’re not essential for every (smaller) company but become valuable as you scale.

🔮 Navigating AI: Your Finance GPS

Why a16z believes AI Will Revolutionize Accounting in 2025

Andreessen Horowitz (a16z), one of the world’s leading venture capital firms known for backing transformative technologies, shares why 2025 is the year AI will transform the accounting world.

Not into videos? Read their original post:

Key Takeaways: Why 2025 Is Finally the Year for Change

• Untapped Potential: Accounting has long been overlooked for innovation, but AI is now unlocking this massive market.

• Technology Maturity: AI has reached a stage where it can automate complex accounting workflows with unprecedented accuracy and efficiency.

• Increased Pressure on Finance Teams: Businesses are scaling faster, demanding real-time insights and automation that outdated systems simply can’t deliver.

• Shift in Investment: Leading VCs are backing AI-powered finance tools, accelerating innovation and adoption in the finance industry.

• Market Opportunity: The $500 billion accounting industry remains one of the last large markets to be fully digitized making it ripe for disruption.

Exciting Movement in the Finance Tool Market

The finance tool market is full of innovation, with visionary founders and top investors driving new ideas. Here are a few tools from our watch list showing strong momentum and success signals like:

• Adfin: Automating invoice management for efficiency.

• Sapien: An AI-powered financial analyst for smarter decisions.

• Stacks: Simplifying and accelerating financial close processes.

We’ll keep you updated on these and other new tools shaping the future of finance.

📖 UPCOMING Reads

• FP&A & Reporting Solutions 2025

• AI Reshaping Audits - Interview with Deloitte (Auditor Open AI)

• Unit Economics - Why they matter more than ever

• The new mindset of modern CFOs

• SaaS Metrics That Matter - Your Essential KPI Guide

🇩🇪 READ OF THE WEEK

Die Revolution der Spend-Management-Tools: Die verborgenen, oft ungenutzten Potenziale

In dieser Ausgabe geht’s um:

• Vergleich der führenden Spend-Management-Tools

• Essentielle Features für 2025

• Zukunftstrends: KI und Marktkonsolidierung

Mehr als nur Kreditkarten und Cashback: Die Helfer, die ihr noch nicht genug nutzt

Spend-Management-Tools können viel mehr als nur Kreditkarten oder Cashback. Sie sind super Helfer für euer Accounting und Controlling. Trotzdem nutzen viele Teams die besten Features nicht.

Anbei unser Vergleich der führenden Tools, basierend auf Interviews mit den führenden Anbietern.

Core Features der Tools, die 2025 in eurem Tech Stack nicht fehlen sollten

Nutzt Ihr diese schon?

OCR & KI: Automatisiert eure Rechnungsprozesse
Manuelle Rechnungseingabe war gestern! Moderne Tools erkennen, vorkontieren und buchen Eingangsrechnungen mit über 90 % Genauigkeit. Damit das klappt, braucht ihr solide Prozesse:

• Ein eigenes Postfach für Eingangsrechnungen

• Gemappte Kostenstellen für Genehmigungen

• Sauberes Kontenplan-Mapping (CoA)

Falls eure OCR unter 90 % Genauigkeit liegt, ist es Zeit für einen Prozess-Review. (Pro tip: Checkt hierzu auch unsere Ausgabe “The Revival of Process”)

Individuelle Approval-Workflows
Flexible Workflows für Rechnungen, Genehmigungsgrenzen und neue Lieferanten. Features wie Vertretungen und Abwesenheitsmanagement sorgen für schnelle Abläufe.

Virtuelle Kreditkarten & Cashback
Perfekt für einmalige Ausgaben oder Tools, die keine Rechnungen akzeptieren (oft US-Tools). Mit bis zu 1 % Cashback behaltet ihr die Kontrolle und spart gleichzeitig.

Mitarbeiterkosten-Management
Dauert eure Reisekostenabrechnung immer noch 3–4 Tage im Monat? Mit den Toolanbieter Apps können eure Mitarbeiter alles direkt einreichen – inkl. der Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen. Eure Reisekosten Richtlinien werden automatisch hinterlegt & geprüft und Zahlungen somit schneller bearbeitet. Happy Finance Team & Happy Mitarbeiter.

Nahtlose Integrationen & Skalierbarkeit
Die Tools haben Standard APIs zu allen gängigen HR-Systeme wie Personio oder HiBob und ERPs wie DATEV oder NetSuite. Mit Hilfe von AI können die Finance Teams diese mittlerweile auch selber integrieren - kein nerviges warten auf die IT mehr.

Budgetkontrolle: Kosten im Blick behalten
Cash ist King, und diese Tools helfen euch, Kosten von Anfang an zu steuern. Einfach Budgets hochladen, in Freigabe-Workflows einbinden und sicherstellen, dass alle Ausgaben mit eurem Finanzplan übereinstimmen. Ohne diese Kontrollen wird es schwierig, die Kosten im Griff zu behalten.

Cashflow-Transparenz
Erhaltet Echtzeit-Updates über all eure Kontensalden, vereinfacht Sammelzahlungen und zahlt in fast jeder Währung. Es ist nicht nötig, separate Bankkonten für jede Währung zu eröffnen. Mit diesen Tools könnt ihr direkt in der gewünschten Währung zahlen – ohne zusätzliche FX-Kosten. Einfach, sicher und effizient!

Was die Tools unterscheidet

• Moss: Einziger Anbieter mit einer two-way DATEV-Integration in Deutschland – Daten fließen nahtlos in beide Richtungen.

• Pleo: Skaliert von kleinen Teams bis zu großen Organisationen und glänzt mit Top-Bewertungen (G2, Trustpilot, OMR).

• Payhawk: Sticht mit seinen Budgeting-Funktionalitäten hervor und bietet Multi-Entity-Dashboards für über 32 Märkte. Es verfügt über ein fortschrittliches Bestellmanagement mit 2- und 3-Wege-Abgleich, bei dem Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen werden – das reduziert Fehler und beugt Betrug vor. Zusätzlich bietet Payhawk einzigartige Carbon-Tracking-Features, die es zu einer hervorragenden Wahl für umweltbewusste Unternehmen machen.

• Yokoy: Unterstützt 70+ Währungen und 50+ Sprachen mit nahtlosem 2- und 3 Wege-Matching.

• Apron: Einziges Tool mit integrierter Payroll-Funktion für direkte Zahlungen an Mitarbeitende.

Wird 2025 das Jahr der Marktkonsolidierung?

Diese Tools entwickeln sich zwar schnell weiter, aber der Markt zeigt erste Anzeichen für eine Konsolidierung. Einige bekannte Anbieter haben bereits zu kämpfen, und es zeichnet sich ab, dass sich ein paar dominante Plattformen durchsetzen werden. Jetzt beginnt das Rennen um die Besten!

Roadmaps 2025: KI steht bei allen Anbietern ganz oben

• Moss: KI-gestütztes Controlling, optimierte Pre-Accounting-Automatisierung und erweiterte Unterstützung für Procure-to-Pay-Workflows.

• Payhawk: KI für Anomalie-Erkennung und Echtzeit-Controlling.

• Yokoy: Bessere Analysen und Risikobewertungen.

• Apron: Weiterer Fokus auf Payroll-Integrationen.

• Pleo: Automatisierte Ausgabenprüfungen in Echtzeit.

Pro Tip for CFOs

2025 heißt: Tools zu konsolidieren, um Kosten zu senken und effizienter zu werden. Niemand will sich morgens in 10 Systeme einloggen!

Ein Beispiel für einen robusten Tech Stack braucht:

• ERP oder Buchhaltungssoftware wie DATEV oder QuickBooks

• Spend-Management-Tools für Automatisierung und Kontrolle

• Reporting & FP&A-Tools dazu mehr im nächsten Newsletter!

• Cap Table Management-Tools wie Ledgy

• Treasury-Tools wie Atlar – besonders hilfreich, wenn ihr wachst oder mehrere Konten habt

CLOSING REMARKS

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