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🇺🇸 READ OF THE WEEK

Track Less, Act More: A CFO’s Guide to KPIs

This is the first episode of our mini-series on KPIs - what to track, when it matters, and how to actually use it to steer the business. Over the next issues, we’ll dig into SaaS metrics, what great finance teams do differently, and how to turn your metrics into momentum.

1. Why KPIs Matter More Than Ever

The business landscape has shifted. Gone are the days of "growth-at-all-costs." Today, investors and operators alike are laser-focused on sustainable growth, profitability, and capital efficiency.

Why now? Because capital is harder to come by, customer expectations are rising, and AI is accelerating the gap between companies who use data well - and those who don’t.

• Funding is harder to secure. VC money isn't as free-flowing as it once was. Every Euro needs to work harder.

• Rising competition. More players, more noise, and higher customer expectations.

• The shift to profitability. Public and private markets demand a path to positive cash flow.

• Data-driven decision-making separates the winners. The best companies don’t just track metrics - they act on them.

So what happens when KPIs go wrong - or simply stop fitting the stage you’re in? Let’s look at a few lessons from the field.

2. KPI Wake-Up Calls: What These Companies Got Wrong - and Right

Getting KPIs wrong doesn’t always lead to a scandal or shutdown - but it often stalls progress, erodes margins, or blindsides operators. Some companies ignore red flags until it’s too late. Others - like Zalando - realize their metrics no longer fit their phase of growth and adapt in time.

Here’s a snapshot of what happens when KPIs are misaligned, misused, or simply missing.

Key Takeaway: Growth is meaningless if the numbers don’t support it. (See our Unit Economics newsletter for a deeper dive.)

Avoiding failure is only half the story. The real opportunity? Building a KPI system that evolves with your company - and actually drives decisions.

3. How to Make KPIs Work: 5 Practical Principles for Finance Leaders

Even the most sophisticated metrics are only effective if they’re well understood and actively used across the organization. Here are five timeless principles to help your KPIs drive real impact:

• Depends on the phase of the company
  Don’t fall into the trap of applying “Series C” metrics to a Seed-stage company. Early-stage startups should focus on product-market fit and customer engagement, while later-stage companies might prioritize CAC payback, net retention, or burn multiples. Match your KPIs to your growth stage (see also graphic below).

• Revisit from time to time
  Your business evolves - and so should your KPIs. Schedule regular check-ins (e.g., quarterly) to assess whether your current metrics still align with your strategy and goals. Sunset the irrelevant ones and elevate new indicators as needed.

• Keep it simple
  Complexity kills adoption. Focus on a handful of KPIs that tell a clear story. Avoid dashboard overload - less is more when you want people to pay attention. A single North Star metric can help keep everyone aligned on what truly matters. It doesn’t replace deeper analysis, but it gives the entire team a shared direction.

• Make sure everybody understands 100% what the metrics mean
  It’s not enough for the finance team to know what CAC or NRR stands for. Every department - from sales to customer success - should know how each KPI is calculated, why it matters, and what "good" looks like.

• Tie it close to strategy – make sure everybody can understand how they can influence it
  KPIs become powerful when employees can connect their daily work to broader goals. One effective way to do this is through OKRs. If your strategy is broken down into Objectives and Key Results, KPIs can be linked directly to the measurable outcomes - creating alignment from company vision to day-to-day execution. For example, improved onboarding might drive net revenue retention, or a faster sales cycle could improve CAC payback. When the connection is clear, people don’t just report the numbers - they take ownership.

From Startup to Scale: KPI Focus by Stage

Your KPI strategy should evolve with your company. This table helps finance leaders align metrics with what the business needs most at each stage.

But even the best KPIs are useless if they only live in a dashboard. Here’s what it looks like when CFOs actually act on them.

4. What’s Most Important: Take Action

KPIs only matter if they lead to action. Great CFOs don’t just report numbers - they use them to steer the business. Here are some examples. In the third episode of this series, we will dig deeper into using KPIs to make a real impact.

📈 Imagine a SaaS scale-up, where everybody focuses on topline growth first. The CFO shifted focus to net revenue retention. Digging into NRR surfaced weak customer segments, eventually leading to a reallocation of resources that boosted expansion revenue within a quarter.

⚙️ In another SaaS business, rising CAC in one region triggered a deeper look. The CFO traced it back to misaligned sales and marketing targeting. A quick fix brought CAC payback back on track - without touching the budget.

Key Takeaway: Tracking KPIs is step one. But acting on them is what moves the needle.

5. Finance as Sparring Partner: Your Metrics Are a Conversation Starter

The best finance teams don’t sit on the sidelines - they shape strategy. KPIs are your toolkit for sparking meaningful cross-functional dialogue.

• Want product to prioritize a new feature? Show how it could increase retention.

• Trying to nudge sales toward ideal customer profiles? Use CAC data to prove the payoff.

• Concerned about support costs? Highlight the impact on gross margin.

But that only works if the numbers are shared - and understood.

Make your KPIs visible. Use management dashboards, team scorecards, OKRs and All Hands meetings to turn metrics into shared language across the org. Everyone should know the few numbers that matter and how their role connects to them.

When Finance steps in as a sparring partner, the conversation shifts from "What’s our number?" to "What should we do next?"

It’s not just about numbers. It’s about nudging the business in the right direction, one KPI at a time.

Key Takeaway: It all comes down to visibility, ownership, and the courage to act.

🔮 AI & Finance Tools: Stay Ahead in a Crowded Space

In this section, we showcase the best AI use cases & Finance tools. Personally tested by us and proven to make our lives easier. No sponsorships, no ads, just real insights.

Tool Recap: Sapien – The AI Copilot for Finance Teams

Ron (Founder & CEO) gave us an exclusive look at how Sapien helps finance teams go from data to decision – fast.

Built for companies from early growth to late-stage, Sapien is ideal for lean teams or complex orgs where dashboards no longer keep up – and CFOs feel stuck relying on data teams or constantly rebuilding reports just to get the numbers they need.

Thanks to everyone who joined our first Finance AI tool demo – it was great to see how many of you tuned in!

Sapien is the first finance tool we’ve seen that truly puts AI at the center.
It doesn’t just show data – it helps you understand it fast and automates full workflows like cohort or margin analysis. And just like with ChatGPT, you can keep prompting your way to deeper insights.

Highlights from the session
✔️ Live dashboards updated daily from ERP and DWH systems
✔️ Customizable to your own business logic
✔️ Big time savings – from days to minutes
✔️ Used across SaaS, pharma, restaurants & more
✔️ Supports multi-entity consolidation – great for group reporting across international subsidiaries

What makes it different
Sapien behaves more like a team member than a dashboard. No SQL. No static charts. Just smart, contextual answers – based on your data.

Of course, data hygiene still matters. But Sapien can handle complexity and evolve with your setup.

Q&A Highlights
How is this different from what our data team does?
→ Sapien adds business logic and delivers decision-ready insights – no more waiting on custom dashboards.

Can it support finance-specific workflows?
→ Yes - cohort analysis, vendor spend breakdowns, consolidation, margin waterfalls and more.

What if our data is messy?
→ Sapien can handle some complexity with AI-supported logic, but clean data remains key.

Setup & Integrations

• Implementation takes ~4–8 weeks

• Works with: NetSuite, QuickBooks, Xero, Snowflake, BigQuery, Google Sheets, Airtable, HRIS systems and more

• Tiered pricing based on workflow complexity and data volume

A note for German teams using DATEV
As always, DATEV doesn't make automation easy (no open API 🙃). But tools like Sapien are getting better at bridging that gap – especially with the help of AI.

TL;DR:
The finance tooling space is crowded – but Sapien stood out. It’s fast, smart, and truly AI-native.

📅 Next up:
We’re excited for our next live demo:
Stacks.ai – Automating the monthly close with AI
🗓️ April 29 → Sign up here

📖 UPCOMING Reads

• SaaS Metrics That Matter

• How to get Your Business to Care about KPIs

• FP&A Loves Excel - But Is It Future-Ready?

• Why EBITDA is a bad Measure for Profitability

🇩🇪 READ OF THE WEEK

Track Less, Act More: Dein CFO-Playbook für KPIs

Willkommen zur ersten Folge unserer Mini-Serie rund um KPIs – was Du wirklich messen solltest, wann es zählt, und wie Du daraus echte Entscheidungen ableitest. In den nächsten Ausgaben geht’s tiefer: SaaS-Kennzahlen, Best Practices aus der Finanzwelt und wie Du aus Zahlen echte Bewegung machst.

1. Warum KPIs wichtiger sind als je zuvor

Die Zeiten von „Growth at all costs“ sind vorbei. Heute zählen nachhaltiges Wachstum, Profitabilität und Kapital-Effizienz.

Warum jetzt? Weil Kapital knapp ist, Kundenerwartungen steigen – und KI den Unterschied zwischen datengestützten Unternehmen und dem Rest immer sichtbarer macht.

• Die Finanzierung ist schwieriger geworden: Jeder Euro muss mehr leisten.

• Der Wettbewerb zieht an: mehr Konkurrenz, höhere Ansprüche Eurer Kunden.

• Die Märkte fordern Profitabilität, nicht nur Wachstum.

• Datengetriebene Entscheidungen machen den Unterschied. Nicht nur messen, sondern handeln!

Was passiert, wenn KPIs nicht (mehr) passen - oder komplett danebenliegen? Im Folgenden werfen wir einen Blick auf ein paar Learnings aus der Praxis.

2. KPI-Wake-Up-Call: Wenn Metriken nicht mehr passen

KPIs, die nicht mehr zum Unternehmen passen, führen selten direkt zur Krise – aber oft zur Stagnation. Einige Unternehmen reagieren zu spät. Andere - wie Zalando - erkennen rechtzeitig, dass ihre Metriken nicht mehr zur Phase passen, und drehen daran.

Hier ein Überblick, was passiert, wenn KPIs nicht mehr up-to-date sind, fehlinterpretiert werden - oder einfach fehlen.

Fazit: Topline-Wachstum bringt nichts, wenn die Zahlen nicht stimmen (lies dazu auch unseren Newsletter zu Unit Economics).

Fehler zu vermeiden ist nur die halbe Miete. Die eigentliche Chance? Ein KPI-System aufzubauen, das sich mit Deinem Unternehmen weiterentwickelt – und echte Entscheidungen möglich macht.

3. Was KPIs wirksam macht – 5 Learnings für Finance

Selbst die besten Metriken bringen nichts, wenn sie nicht verstanden oder genutzt werden. Diese 5 Prinzipien helfen Dir, mit KPIs echten Impact zu erzielen:

• Abhängig von der Phase: Seed? Fokus auf Runway und Produkt-Markt-Fit. Series B? CAC Payback, NRR & Burn.

• Regelmäßig überprüfen: Unternehmen entwickeln sich - Deine KPIs auch.

• Keep it simple: Wenige KPIs, die jeder versteht. Weniger Dashboards, mehr Fokus. Eine North-Star-Metrik kann helfen, alle auf das zu fokussieren, was wirklich zählt. Sie ersetzt keine tiefere Analyse, aber sie schafft gemeinsame Richtung im Team.

• Verständnis schaffen - zu 100%: Jeder im Team sollte genau wissen, was ein KPI bedeutet und wie man ihn beeinflusst.

• Mit Strategie verknüpfen: KPIs wirken nur, wenn jeder im Unternehmen weiß, wie sie im Daily Business zum Erreichen der (strategischen) Ziele beitragen können. OKRs helfen dabei: Sie brechen Ziele in messbare Ergebnisse runter - und KPIs lassen sich direkt damit verknüpfen. So wird klar, wie z. B. besseres Onboarding die NRR verbessert oder schnellere Sales-Zyklen den CAC Payback. Wer den Zusammenhang kennt, übernimmt Verantwortung – nicht nur fürs Reporting.

Deine KPI-Strategie sollte zur aktuellen Phase passen. So richtest Du Deine KPIs an der Unternehmensphase aus:

Aber selbst die besten KPIs bringen nichts, wenn sie nur im Dashboard bleiben. So sieht es aus, wenn CFOs wirklich danach handeln.

4. Was wirklich zählt: Handeln

Nur Messen reicht nicht. Starke CFOs nutzen KPIs, um Entscheidungen zu treffen – und das Business zu steuern. Hier ein paar Beispiele, wie Top CFOs KPIs nutzen, um wirklichen Impact zu schaffen.

📈 Stell Dir ein SaaS-Scale-up vor, das nur auf Umsatzwachstum fokussiert. Der CFO lenkt den Fokus um – weg von der Topline, hin zur Net Revenue Retention. Die Analyse deckt schwache Kundensegmente auf. Das Team reagiert, verlagert gezielt Ressourcen – und steigert den Expansion Revenue innerhalb eines Quartals deutlich.

⚙️ Ein weiteres Beispiel: Der Anstieg des CAC in einer Region brachte ein tieferliegendes Problem ans Licht. Der CFO analysierte die Ursache (Fehlfokus in Marketing/Sales), korrigierte sie schnell und brachte die Kennzahl zurück auf Kurs, ganz ohne Sparkurs.

Fazit: Tracken ist Silber. Entscheiden ist Gold.

5. Finance als Sparringspartner: Wenn KPIs Türen öffnen

Die besten Finance-Teams schauen nicht nur zu – sie gestalten mit. KPIs sind ihr Werkzeug, um echte Gespräche im Unternehmen anzustoßen:

• Du willst, dass Euer Product-Team ein neues Feature priorisiert? Zeig, wie das NRR erhöht.

• Du willst Sales auf Ideal-Kunden (ICP) fokussieren? Nutze CAC-Daten.

• Du willst Supportkosten senken? Zeig die Auswirkungen auf die Marge.

Aber: Das klappt nur, wenn alle die KPIs kennen. Und verstehen.

Mach Deine KPIs sichtbar: Dashboards, Scorecards, OKRs, All-Hands. Jede:r im Unternehmen sollte wissen, welche Zahlen zählen – und wie sie beeinflusst werden können.

Wenn Finance als Sparringspartner auftritt, geht’s nicht mehr nur um “Was ist unser KPI?”, sondern um “Was machen wir als Nächstes?”

Es geht nicht nur um Zahlen. Es geht um Strategie.

CLOSING REMARKS

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