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🇺🇸 READ OF THE WEEK

SaaS KPIs That Actually Matter

You’re tracking 27 SaaS KPIs. But how many actually move the needle?

The classic SaaS metrics still matter - but if you're not digging deeper, you're probably missing the real story. In the second episode of our mini-series on KPIs, we’ll unpack how SaaS KPIs have evolved, what to watch out for, and how smart CFOs use metrics to drive action.

We spoke with experienced CFOs like Birgit Haderer from Personio to find out what really matters when it comes to making KPIs work in today’s world.

1. The Non-Negotiables: Core SaaS KPIs That (Still) Matter

SaaS has evolved, but these KPIs haven’t gone out of style. They’re your first layer of signal - the numbers that keep the business grounded, even as the model gets more complex.

CAC Payback. NRR. LTV/CAC Ratio. These metrics are still key - but only if you understand what’s behind the number.

Key Takeaway: The basics still matter - but they don’t tell the whole story anymore. As SaaS models shift faster than ever, we need to rethink how we define, segment, and act on revenue.

2. ARR is Dead – Long Live ARR

For years, ARR was the holy grail of SaaS: predictable, high-margin, low-churn revenue. A clean metric that told you if your business was compounding - or just treading water.

But here’s the reality in 2025: Not all ARR is created equal anymore.

Why It’s Getting Messy

As pricing models evolve - from seat-based to usage-based to AI-driven experiments - the simplicity of ARR has started to crack.

• Some “recurring” revenue is just a test run.

• Some “ARR” comes with no real commitment.

• And some contracts look annual on paper, but churn after one renewal cycle.

If you’re treating all revenue as equal, you might be steering blind.

The Risks of Blended ARR

Let’s say you have a healthy €10M in ARR. But what’s actually in that number?

• €6M in multi-year enterprise subscriptions

• €2M in usage-based contracts with monthly volatility

• €1M in AI pilots that churn fast

• €1M in “recurring services” that don’t really scale

Looks great on a board slide.

Feels less great when your margin disappears and churn spikes.

Smart CFOs Don’t Just Track ARR - They Break It Down

Key Takeaway: ARR isn’t dead. But blindly reporting it - without understanding its composition - is. It’s important to keep it clean and create transparency.

So what do we do with this mess? We go beyond the basics. The best SaaS CFOs are already layering in smarter, segment-specific KPIs.

3. Beyond the basics: SaaS is no longer one-size-fits-all

With the rise of usage-based pricing, product-led growth (including freemium models), and AI-driven offerings, the standard SaaS KPI set no longer tells the full story.

Let’s break that down:

• Usage-based pricing means customers only pay for what they use - revenue becomes less predictable, but more scalable.

• Product-Led Growth (PLG) flips the traditional sales funnel: users start with the product - often for free - and only convert later if it delivers value. Think: OpenAI’s ChatGPT or Notion. 

  Tactics like Freemium and free trials create massive top-of-funnel activity, but conversions and monetization can be unpredictable and delayed. Great for scale, tricky for forecasting.

• AI-driven offerings are often experimental. Companies try them, see if they add value, and churn quickly if they don’t.

You can’t evaluate a consumption-based product with seat-based metrics.

Here’s What the Best SaaS CFOs Are Tracking (Hint: It’s Not Just ARR & CAC)

Why it matters: The Basics Can Hide Warning Signs

Two SaaS businesses might look nearly identical if you only glance at the surface metrics. But dig deeper - and the story changes fast.

Key Takeaway: High-level KPIs are a starting point, not the full story. Only advanced, segmented views reveal which parts of your business are working - and which are quietly eroding value. It’s key, that you identify the splits and KPIs most relevant to your company and stage.

4. Lessons from the Field: What Great CFOs Do Differently

What separates good finance teams from great ones? It’s not the dashboards - it’s what you do with them.

Here’s what we’ve heard from top CFOs who use KPIs to drive real impact:

💡 Birgit Haderer, CFO at Personio

“Anchor KPIs in company strategy - focus on a few key indicators, not a laundry list of performance metrics. Then embed them in execution: tie them to company, team, and individual OKRs. And finally, connect them to how you evaluate people and partners - through performance reviews and compensation.”

The Takeaway? KPIs only matter if they drive behavior. Tie your KPIs to strategy and make sure they influence decisions at every level - from the boardroom to individual targets.

🧭 Nora Tandberg, CFO at Papirfly

“Keep it simple. Select a few good KPIs and stick with them over time. You should be able to pinpoint the two or three that matter most. Then build out consistent reporting around them. Less is more - efficient reporting frees up time and energy to act and course-correct when needed.”

The Takeaway? Simplicity wins. Nora shows that fewer, better KPIs make it easier to act quickly and align the business.

💬 Julian Lange, CFO at Upvest

“Some SaaS KPIs only work in the right context. Our sales process is complex and long, so metrics like Magic Number don’t fully capture acquisition costs. And with a high NRR, we set a higher internal bar than typical benchmarks. Non-financial KPIs, like customer lock-in, often give us a clearer view of long-term value than financial metrics alone.”

The Takeaway? Context matters. Great CFOs tailor KPIs to how their business really works - not how the playbook says it should.

📊 Tola Lakavivat, CFO at Voyado

“A common mistake is having inconsistent definitions of key KPIs. If everyone’s using slightly different versions of ‘churn’ or ‘expansion,’ you risk making the wrong decisions. Aligning on definitions and documenting your logic saves time and sharpens strategy.”

The Takeaway? Even great metrics fail without alignment. Clear definitions and shared logic are foundational. This might sound obvious - but it’s a key success factor.

🔮 AI & Finance Tools: Stay Ahead in a Crowded Space

In this section, we showcase the best AI use cases & Finance tools. Personally tested by us and proven to make our lives easier. No sponsorships, no ads, just real insights.

Tool Recap: Runway – Financial Modeling Built for Real-Time Decisions

Spreadsheets are great...until they aren’t.

As your company scales, you’re suddenly juggling more data, more teams, and more complexity. Excel starts breaking down:

❌ Version control chaos
❌ Sensitive data access issues
❌ Models no one understands but you
❌ Manual updates that take hours
❌ Real-world scenarios that are impossible to simulate

Runway is built to solve exactly that.

It’s a next-gen financial planning platform designed for data-driven finance teams (50–1000 employees). Whether you're managing headcount planning or simulating a change in GTM strategy, Runway helps you model downstream impacts in real time – and finally move your thinking beyond the spreadsheet.

Highlights from our test drive

✔️ Automates data integrations across 750+ sources (ERP, HRIS, CRM, DWH, ticketing & more)
✔️ Live forecasting & drag-and-drop scenario planning
✔️ Lets you simulate strategic decisions – without rebuilding your model
✔️ Keep isolated sandbox plans before merging into the core model
✔️ Clear visibility into assumptions and formulas – no hidden logic

What makes it different

Most tools assume your model is fixed. Runway doesn’t.

It’s built for flexibility, so you can truly think through business scenarios – hiring plans, pricing changes, marketing campaigns – and see immediate financial impact (on revenue, runway, burn).

Bonus: No need to hire an implementation consultant just to update your logic.

Setup & Integrations

Implementation: ~4–6 weeks
Works with: NetSuite, Xero, QuickBooks, Salesforce, BambooHR, Google Sheets, Snowflake, and 750+ others
Pricing: Tiered based on usage and model complexity

TL;DR:

Runway is a financial modeling layer that helps your whole business understand - and contribute to - the plan.

It’s where finance, strategy, and reality meet. Built for thinking through what’s next.

📅 Next up:
We’re excited for our next live demo:
Stacks.ai – Automating the monthly close with AI
🗓️ April 29 → Sign up here

📖 UPCOMING Reads

• How to get Your Business to Care about KPIs

• FP&A Loves Excel - But Is It Future-Ready?

• Why EBITDA is a bad Measure for Profitability

🇩🇪 READ OF THE WEEK

SaaS-Kennzahlen, die den Unterschied machen

Du trackst 27 SaaS-KPIs – aber wie viele davon bewegen wirklich was?

Die klassischen SaaS-Kennzahlen haben weiterhin ihre Daseinsberechtigung – aber wer nur an der Oberfläche kratzt, übersieht schnell das Wesentliche. In der zweiten Episode unserer Mini-Serie zu KPIs zeigen wir, wie sich SaaS KPIs weiterentwickelt haben und worauf es heute wirklich ankommt.

Wir haben mit erfahrenen CFOs wie Birgit Haderer von Personio gesprochen - und sie gefragt, worauf es beim Einsatz von KPIs heute wirklich ankommt.

1. Die Basics: Welche SaaS-KPIs weiterhin unverzichtbar sind

SaaS hat sich weiterentwickelt - aber manche KPIs bleiben wichtig. Sie sind Dein Frühwarnsystem, die Grundpfeiler, die alles zusammenhalten, selbst wenn das Modell komplexer wird.

CAC Payback, NRR, LTV/CAC - bleiben relevant. Aber nur, wenn Du verstehst, was wirklich dahinter steckt.

Fazit: Die Basics zählen - aber sie erzählen längst nicht die ganze Geschichte. Je dynamischer Dein SaaS-Modell, desto mehr musst Du KPIs neu denken und segmentieren.

2. ARR ist tot – lang lebe ARR

ARR war lange das Nonplusultra im SaaS: planbar, margenstark, sticky. Eine Kennzahl, die klar aufgezeigt hat, ob das Business skaliert - oder stagniert.

Aber 2025 ist klar: ARR ist nicht gleich ARR.

Warum wird’s unübersichtlich?

Preismodelle entwickeln sich weiter - von Seat-basiert über Usage bis hin zu AI-getriebenen Ansätzen. Und plötzlich ist 'Recurring Revenue' längst nicht mehr so stabil, wie er mal war:

• Manche wiederkehrenden Umsätze sind eher Pilotprojekte als echte Vertragsmodelle.

• Ein Teil des ARR basiert auf Deals ohne langfristige Bindung oder Verlängerungsperspektive.

• Und manches wirkt zwar wie ein Jahresvertrag, fliegt aber nach dem ersten Renewal direkt wieder raus.

Beispiel: ARR mit Risiko

Stell Dir vor: Du hast €10M ARR. Klingt gut, oder?

• €6M aus mehrjährigen Enterprise-Verträgen

• €2M usage-basiert, stark schwankend

• €1M aus AI-Piloten, churnen schnell

• €1M aus wiederkehrenden Services, aber nicht skalierbar

Sieht im Board-Deck top aus – aber in der Realität bröckeln Marge und Retention.

CFOs mit Weitblick schauen nicht nur auf ARR – sie sorgen für Transparenz

Fazit: ARR ist nicht tot. Aber ARR blind zu reporten - ohne zu verstehen, woraus es besteht schon. Eine saubere Datenbasis und transparente Darstellung sind entscheidend.

Und was tun wir mit diesem KPI-Wirrwarr? Raus aus dem Standard, rein in smarte, segment-spezifische KPIs – so machen es die besten CFOs heute schon.

3. Jenseits der Standard-KPIs: SaaS braucht mehr Kontext

Usage-Based Pricing, Product-Led Growth und AI-Modelle machen deutlich: Standard-KPIs greifen heute oft zu kurz.

Ein paar Beispiele:

• Usage-Based = Skalierbar, aber schwer planbar

• PLG (z. B. Notion, ChatGPT) = Viel Top-of-Funnel, wenig Planbarkeit bei Conversions

• AI = Viele Experimente, hoher Churn, wenig Vorhersehbarkeit

Was die besten SaaS-CFOs wirklich tracken (Spoiler: ARR & CAC allein reichen nicht)

Warum das wichtig ist: Die Basics können Probleme kaschieren. Zwei SaaS-Firmen können auf dem Papier gleich aussehen – aber bei genauem Hinsehen ist eine davon ein sinkendes Schiff.

Fazit: High-Level-KPIs sind nur der erste Schritt. Wenn Du wissen willst, was wirklich läuft – und wo es im Verborgenen bröckelt – brauchst Du segmentierte Insights. Wichtig ist, dass Du die KPI-Splits findest, die zu Deinem Business und Deiner Wachstumsphase passen.

4. Was wir von Top-CFOs lernen können

Es sind nicht die Dashboards, sondern wie Du damit arbeitest.

💡 Birgit Haderer, CFO @ Personio
„KPIs müssen zur Strategie passen. Weniger ist mehr – und sie sollten in OKRs verankert sein. Am Ende müssen sie auch bei Performance Reviews und Compensation eine Rolle spielen.“

Das Takeaway? KPIs sollten Verhalten und Entscheidungen steuern. Nur dann haben sie echten Impact.

🧭 Nora Tandberg, CFO @ Papirfly
„Keep it simple. Zwei bis drei KPIs, die wirklich zählen. Darauf baue ich konsistente Reports auf. Der Rest ist reine Ablenkung.“

Das Takeaway? Weniger KPIs = mehr Fokus = schneller handeln.

💬 Julian Lange, CFO bei Upvest

„Manche SaaS-KPIs funktionieren nur im richtigen Kontext. Unser Sales-Prozess ist komplex und lang – da bildet eine Kennzahl wie die Magic Number die Akquisekosten nicht wirklich ab. Und weil unsere NRR sehr hoch ist, setzen wir intern bewusst höhere Maßstäbe als gängige Benchmarks. Nicht-finanzielle KPIs wie z. B. Kundenbindung geben uns oft ein klareres Bild vom langfristigen Wert als reine Finanzmetriken.“

Das Takeaway? Kontext ist entscheidend. Starke CFOs passen ihre KPIs an die Realität ihres Geschäfts an – nicht an das, was im Standard-Playbook steht.

📊 Tola Lakavivat, CFO @ Voyado
„Fehlende Definitionen killen jede Analyse. Wenn jeder ‚Churn‘ anders versteht, kannst Du auch gleich würfeln. Einheitliche Logik und klare Definitionen sparen Zeit – und verhindern falsche Entscheidungen.“

Das Takeaway? Klare Begriffe = Klare Entscheidungen. Klingt basic – ist aber erfolgsentscheidend.

CLOSING REMARKS

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